SISTEM INFORMASI STOK OBAT
DI POLIKLINIK PG. GONDANG BARU KLATEN
DI POLIKLINIK PG. GONDANG BARU KLATEN
Proposal untuk Tugas Akhir D-3
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat mencapai gelar Ahli Madya D3
Jurusan Manajemen Informatika
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat mencapai gelar Ahli Madya D3
Jurusan Manajemen Informatika
Diajukan oleh :
Sujono sebastian
08.2341
Kepada
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
STIE MANDALA JEMBER
April 2012
SISTEM INFORMASI STOK OBAT
DI POLIKLINIK PG. GONDANG BARU KLATEN
DI POLIKLINIK PG. GONDANG BARU KLATEN
Diajukan Oleh
Sujono sebastian
08.2341
Telah Disetujui Oleh
Pembimbing 1
Drs. Mahmud Yusuf, M.Kom Tanggal : ……………………..
NIP. 196508081991031001
Pembimbing II
Fajar Budi Hartono, ST. ,M.Eng Tanggal : .……………………
NIP. 690 929 299
Mengetahui
Ketua Jurusan
Hendro Joko Prasetyo, M. Kom Tanggal : …………………………
NIP. 690 903 276
A. Latar Belakang Masalah
Era persaingan bebas seperti sekarang ini, kecepatan pengolahan dan penyampaian informasi memiliki peran yantg sangat penting bagi setiap perusahaan, terutama bagi perusahaan-perusahaan yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi dan memiliki data yang harus diolah।
Banyaknya data maupun informasi yang harus diolah oleh suatu perusahaan tidak memungkinkan jika dilakukan dengan menggunakan cara-cara manual. Pengolahan data yang jumlahnya cukup banyak memerlukan suatu alat bantu yang memiliki tingkat kecepatan perhitungan dan penyampaian data yang tinngi. Alat bantu tersebut berupa suatu perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software).
PG. Gondang Baru Klaten merupakan suatu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang penggilingan tebu memiliki komitmen kuat untuk mensejahterakan dan menjaga kesehatan karyawannya. Untuk itu PG. Gondang Baru Klaten menyediakan sebuah poliklinik. Poliklinik tersebut tidak hanya diperuntukkan untuk karyawan perusahaan saja tetapi juga untuk semua keluarga dari karyawan tersebut. Maka dari itu poliklinik PG.Gondang Baru Klaten memiliki rutinitas yang sangat tinggi, sehingga akan menghasilkan data maupun informasi yang jumlahnya sangat banyak.
Pelayanan kesehatan di poliklinik PG.Gondang Baru Klaten tidak hanya melakukan pemeriksaan saja tetapi juga meliputi pelayanan obat di bagian polikliniknya, untuk itu diperlukan suatu sistem pendukung yang memadai terutama untuk mengetahui stok dan transaksi obat keluar tersebut.Obat adalah kebutuhan utama bagi para pasien sehinnga harus selalu tersedia di PG. Gondang Baru Klaten. Akan tetapi proses pencatatan stok obat di poliklinik tersebut masih dilakukan secara manual sehingga diperlukan waktu yang lama untuk melakukan pengecekan stok obat. Oleh karena itu sebenarnya Poliklinik PG. Gondang Baru Klaten membutuhkan suatu system atok obat yang cepat dan akurat sehingga proses kerja di bagian poliklinik menjadi lebih eofektif dan efisien.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian bidang persediaan obat pada sebuah poliklinik dengan meilih judul “Sistem Informasi Stok Obat di Poliklinik PG. Gondang Baru Klaten”.
1. Rumusan Masalah.
Berdasarkan dari latar belakang masalah tersebut, maka penulis ingin mengetahui bagaimana sistem informasi stok obat di PG. Gondang Baru yang dapat menangani ketersediaan obat di poliklinik tersebut?.
2. Batasan Masalah
Untuk menghindari kesalahpahaman dan meluasnya masalah yang akan diteliti, maka penulis membatasi atau memfokuskan masalah yang berkaitan dengan sistem informasi stok obat di poliklinik PG. Gondang Baru Klaten yaitu:
a) Sistem ini hanya membahas tentang stok obat di poliklinik PG. Gondang Baru Klaten.
b) Sistem ini hanya akan mempelajari tentang proses masuk dn keluarnya suatu obat.
c) Sistem ini tidak menangani laporan keuangan dari hasil transaksi obat.
3. Keaslian Penelitian
Pengetahuan penulis tentang masalah ini belum pernah diteliti dan diaplikasikan pada lembaga pendidikan komputer manapun, terbukti belum adanya sistem informasi stok obat di PG. Gondang Baru Klaten. Hal inilah yang menarik penulis untuk membuat sistem tersebut untuk mengetahui stok obat di poliklinik PG. Gondang Baru Klaten.
4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini yaitu :
a) Bagi Penulis.
1) Sebagai syarat untuk memenuhi penyusunan tugas akhir guna mendapatkan gelar diploma tiga dari program studi Manajemen Informatika di Unwidha Kleten.
2) Menambah pengalaman dan keterampilan sehingga dapat mengembangkan bakat dan kreatifitas.
3) Dapat membuktikan sejauh mana kemampuan dan keterampilan dibangku kuliah dengan cara praktik langsung secara nyata.
4) Membangun kemandirian dan rasa percaya diri.
b) Arti Penting Kerja Praktek bagi Unwidha
1) Menciptakan kerjasama antara perguruan tinggi dengan lembaga lainnya dalam melaksanakan pembangunan.
2) Perguruan tinggi akan lebih mantap dalam pengisian ilmu atau pendidikan kepada mahasiswa dengan adanya umpan balik sebagai integrasi mahasiswa dengan masyarakat terutama instansi atau lembaga.
c) Bagi Instansi
1) Pemantauan stok obat di poliklinikPG.Gondang Baru Klaten tidak lagi dilakukan secara manual.
2) Proses pengadaan stok obat di poliklinik akan menjadi lebih efektif dan efisien dengan adanya suatu sistem.
3) Dapat menghasilkan suatu sistem yang tepat sehingga dapat di pakai di poliklinik tersebut.
B. Tujuan Penelitian
Adapun yang ingin dicapai oleh penulis yaitu:
1. Untuk mengatasi pemantauan stok obat yang masih dilakukan secara manual di poliklinik PG. Gondang baru Klaten
2. Meningkatkan efisiensi dan efektivutas kerja poliklinik.
3. Merancang sistem informasi stok obat di poliklinik PG. Gondang Baru Klaten sehingga dapat dimanfaatkan oleh perusahaan.
C. Tinjauan Pustaka
Dengan teknologi yang semakin maju, tentunya hampir seluruh kegiatan manusia menggunakan komputer. Namun saat ini untuk proses pemantauan stok obat di poliklinik PG. Gondang baru Klaten masih dilakukan dengan cara manual atau secara arsib tertulis. Hal ini mengakibatkan suatu proses kerja yang tidak efektif dan efisien, karena jika ada suatu arsib yang hilang maka akan menjadikan suatu pekerjaan yang rumit.
Dengan memperhatikan masalah-masalah yang ada maka penulis berniat membuat sistem informasi stok obat di poliklinik PG.Gondang Baru Klaten dengan maksud untuk lebih dapat membantu khususnya dalam proses pemantauan stok obat di poliklinik. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan proses pemantauan stok obat dapat berjalan dengan efektif dan efisien serta memudahkan dalam proses kerjanya.
1. Gambaran perusahaan
Gula marupakan salah satu kebutuhan pokok manusia, dengan maningkatnya kebutuhan akan gula ini maka Indonesia banyak mendirikan pabrik gula yang diharapkan dapat mencukupi kebutuhan didalam negeri. Maka produk gula ini perlu ditingkatkan untuk memperoleh biaya operasi yang makin kecil dan juga tata kelola laporan yang makin efisien, sehingga akan terwujudnya tujuan pabrik Gula Gondang Baru.
a) Sejarah dan Perkembangan Pabrik Gula Gondang Baru Klaten.
Pabrik Gula Gondang Baru didirikan tahun 1860 oleh NV. Klatensch Cultuur maatschapiji yang berkedudukan di Amsterdam Belanda, dengan nama Pabrik Gula Gondang Winangoen. Pengelolaanya diserahkan kepada NV. Mirandolle Vante and Co yang berkedudukan di semarang.
Pada tahun 1930-1935 terjadi krisis ekonomi dunia yang mengakibatkan pabrik ini terhenti. Pabrik ini diaktifkan kembali oleh 2 orang belanda yaitu Boerman dan M.F.H Bremmers pada tahun 1935-1942.
Pada tahun 1942-1945 jepang menduduki Indonesia, sehingga pabrik inipun dikuasai jepang. Pimpinan pabrik di pegang oleh orang jepang bernama Niskio dan Inogaki dibantu M.F.H Bremmers.
Setelah terjadi Revolusi Kemerdekaan Indonesia tahun 1945, pabrik gula ini dapat dikuasai oleh Bangsa Indonesia dan kemudian dikelola Badan Penyelenggara Perusahaan Gula Negara (BPPGN) selama 3 tahun, yaitu tahum 1945-1948 di bawah pimpinan Doekoet, selanjutnya pada tahun 1948 kegiatan pabrik dihentikan karena ada clash kedua. Baru pada tahun 1950 pabrik mulai giling kembali.
Bulan Desember 1957 pemerintah RI melakukan Nasionalisasi terhadap semua pabrik gula milik Belanda, termasuk PG. Gondang Winangoen dan pengawasannya diserahkan kepada Perusahaan Perkebunan Negara (PPN) Unit Semarang A di bawah pimpinan Bapak R. Soepeno dari tahun 1957-1960 dan PG. Gondang Winangoen diganti dengan nama PG. Gondang Baru PT.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah no. 164 tanggal 1 Juli 1964 G. Gondang Baru PT dimasukkan dalam wilayah PPN Jawa Tengah V di Solo dan berganti nama menjadi PG Gondang Baru. Peraturan Pemerintah no. 14 tahun 1968 membubarkan PPN Jawa Tengah V dan selanjutnya dibentuk Perusahaan Nasional Perkebunan (PNP) XVI yang berkedudukan di Solo, dan PG Gondang Baru masuk dalam lingkupan PNP XVI.
Tanggal 1 April 1981 dikeluarkan Peraturan Pemerintah no. 11 tahun 1981 yang isinya membubarkan PNP XVI dan digabungkan dalam PT. Perkebunan (PTP) XV (PERSERO) menjadi PTP XV-XVI (PERSERO).
Tahun 1995 PTP XV-XVI bergabung dengan PTP XXI-XXII Surabaya. Akhirnya pada bulan Juni 1996 PTP XV-XVI bergabung dengan PTP XVIII menjadi satu PTP yaitu PTP Nusantara IX (PERSERO).
b) Struktur Organisasi
PG. Gondang Baru dipimpin oleh Administratur yang bertanggung jawab kepada Direksi PT. Perkebunan Nusantara IX (PERSERO). Adapun tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
1) Melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang telah ditentukan Direksi.
2) Melaksanakan kebijaksanaan perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas dan tanggung jawab selaku pimpinan pabrik.
3) Melaksanakan hubungan kerja vertical dengan pimpinan maupun bawahannya.
4) Membuat laporan kerja.
5) Memimpin, mengkoordinir, mengarahkan cara kerja bawahannya dalam melaksanakan kebijakan yang telah ditentukan.
6) Bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dalam mencapai tujuan.
Dalam melaksanakan tugasnya Administratur dibantu oleh empat Kepala Bagian yaitu:
a. Kepala Administrasi Keuangan dan Umum (AKU)
Bertanggung jawab mengelola keuangan perusahaan, dengan tugas utamanya yaitu:
1) Melaksanakan fungsi manajemen bagian Aku (manajemen keuangan dan personalia.
2) Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan dibidang administrasi keuangan dan umum.
3) Melaksanakan koordinasi dengan lain bagian untuk menjamin kelancaran tugas lintas bagian.
4) Bertanggung jawab atas semua hasil kinerjanya kepada atasan langsung (ADM).
Kepala AKU membawahi empat seksi yaitu:
1) Staf Keuangan dan Tata UsahaHasil.
2) Staf Pembukuan dan Tata Usaha Gudang Finansial (TUGF).
3) Staf Sumber daya Manusia an Umum, Agrowisata dan BP.
4) Staf Gudang dan Material.
b. Kepala Tanaman
Bertanggung jawab atas tersedianya bahan baku dalam proses produksi, dan mempunyai tugas sebagai berikut:
1) Menentukan program kerja untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
2) Bertanggung jawab atas kualitas tanaman tebu, meliputi; penyediaan bibit, pengolahan tanah, pemeliharaan tanaman dan penebangan tebu.
3) Merencanakan jumlah hasil panen tebu dalam setiap musim tanam, tingkat redimen tebu, merencanakan waktu dan lamanya hari giling.
c. Kepala Instalasi
Bertanggung jawab atas persiapan dan kelancaran jalannya mesin atau alat proses, baik perusahaan dalam masa giling maupun dalam keadaan perawatn mesain. Kepala Instalasi mempunyai tugas utama yaitu:
1) Mengkoordinir cara kerja pegawainya.
2) Meningkatkan keahlian para pegawainya.
3) Membantu jalannya produksi secara keseluruhan terutama yang berhubungan dengan mesin pabrik.
d. Kepala Pengolahan
Bertanggung jawab atas proses pembuatan gula, juga memantau kualitas gula yang dihasilkan. Dalam pelaksanaan tugas dibantu oleh Ahli Kimia (Chemicer) yang bertanggung jawab atas laboratorium dan kelancaran giling. Adpun tugas utamanya adalah:
1) Melaksanakan kegiatan teknik perasional dalam bidang pengolahan baik teknis, administrasi, mauun financial guna menjamin kelanancaran proses produksi sehingga memperoleh hasil yang memenuhi persyaratan, baik kualitas maupun kuantitas.
2) Memberikan saran umpan balik dan pendapat mengenai persoalan bidang pengolahan sebagai bahan pertimbangan usaha pabrik.
3) Mengkoordinir serta mengawasi segala kegiatan teknologi selama masa giling dan diluar masa giling.
D. Landasan Teori
Berdasarkan tinjauan pustaka yang ada dalam proposal ini, sehingga dapat diperoleh beberapa pemahaman sebagai landasan teori diantaranya :
1. Konsep Sistem Informasi
Terdiri dari tiga konsep yaitu :
a) Sistem
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Erwan Arbie, 2000, 5).
Sistem adalah hubungan atau interaksi yang berlangsung diantara satu kesatuan ataupun komponen secara teratur sehingga tujuan maupun sasaran sistem dapat dicapai. (Jogiyanto, HM, 2002, 5)
b) Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. (Erwan Arbie, 2000, 6).
Informasi adalah sejumlah data yang telah diproses dengan baik dan berguna bagi pemakainya. Disebut informasi apabila data tersebut yang telah diproses sesuai dengan kebutuhan pemakainya. (Jogiyanto. HM, 2002, 11).
c) Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan. (Erwan Arbie, 2000, 35).
Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. (Tafri D. Muhyuzir, 2001, 8).
2. Konsep Sistem Stok Obat
Ada tiga konsep yang dimaksud dengan sistem ini, antara lain :
a) Stok
Stok merupakan segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang disimpan guna untuk antisipasi memenuhi kebutuhan atas permintaan.
b) Obat
Menurut PerMenKes 917/Menkes/Per/x/1993, obat (jadi) adalah sediaan atau paduan-paduan yang siap digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki secara fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosa, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi.
Obat merupakan sediaan atau paduan bahan-bahan yang siap untuk digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan, kesehatan dan kontrasepsi (Kebijakan Obat Nasional, Departemen Kesehatan RI, 2005).
c) Sistem Stok Obat
Sistem stok obat adalah suatu struktur interaksi antara manusia, peralatan, metode-metode, dan pengendalian yang disusun untuk mencapai tujuan-tujuan seperti berikut ini :
1) Mendukung pekerjaan rutin dalam berbagai pengendalian stok obat.
2) Mendukung persiapan stok obat.
Sistem stok obat berguna untuk mencatat data yang berhubungan dengan stok obat, yaitu transaksi pembelian, dan pengeluaran obat, dan untuk mengetahui jumlah stok obat yang masih tersdia.
E. Metode Penelitian
Untuk mempermudah penulis dalam mendapatkan data yang dibutuhkan maka penulis menggunakan metode sebagai berikut :
1. Bahan atau Materi Penelitian
Dalam penyampaian proposal ini penulis menggunakan beberapa bahan atau materi yang akan dibahas dalam penyelesaian proposal ini. Untuk menyelesaian proposal ini penulis juga menggunakan data-data, diantaranya data yang bersangkutan dengan masalah yang akan dibahas. Data tersesebut diperoleh langsung dari sumber utama yang berkaitan langsung dengan penulis yaitu Poliklinik PG. Gondang Baru sebagai bahan penelitian.
2. Alat-alat Penelitian
Sistem Informasi ini dibuat dengan menggunakan 1 unit komputer yang terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak yaitu terdiri dari :
a) Perangkat Keras
Adapun perangkat keras yang digunakan penulis dalam penelitian dan penyususnannya diantaranya:
1) Prosesor : Intel Pentium 4 CPU, 2.00 GHz
Merupakan Prosesor Pentium 4 yang memiliki kecepatan 2.00 GHz.
Prosesor ini berfungsi untuk memproses semua perhitungan maupun program yang harus dijalankan oleh computer.
2) RAM 512 MB Visipro
Merupakan perangkat keras (memori) yang berfungsi menyimpan data sementara pada saat computer dinyalakan dengan kapasitas 512 MB.
3) Hardisk 80 GB
Fungsinya hampir sama dengan memori namun hardisk menyimpan data secara permanen dengan kapasitas penyimpanan 80 GB.
4) Monitor Samsung 15”
Berfungsi untuk menampilkan pencahayaan yang berupa gambar, tulisan, grafis, dan lain sebagainya yang ada dalam komputer.
5) CDRW Samsung 52x
Merupakan alat yang digunakan untuk membaca data dalam disk magnetic, namun bukan hanya membaca ini juga dapat digunakan untuk menulis kedalam disk magnetic tersebut.
6) Mouse Optik Comic.
Digunakan untuk mengatur posisi kursor pada layer dengan menggunakan sinar infrared
7) Keyboard Comic.
Digunakan untuk mengetik tulisan.
8) Printer Canon ip 1880.
Merupakan perangkat tambahan yang berfungsi mencetak data berupa tulisan maupun gambar.
b. Perangkat Lunak
untuk melakukan penelitian ini maka penulis memakai beberapa Software
1) Microsoft Visual Basic : sebagai bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat suatu program komputer.
2) Microsoft office acces 2003 : sebagai database dalam sistem informasi yang dibuat.
3) Microsoft office word 2007 : sebagai sarana untuk penyusunan penelitian.
3. Jalan Penelitian
Untuk memperoleh data yang diperlukan, penulis menggunakan beberapa metode yang dapat mempercepat dan mempermudah penelitian ini yaitu :
a) Observasi
Penulis melakukan survei dan pengamatan langsung melalui penelitian pada PG. Gondang Baru Klaten khususnya di bagian poliklinik untuk memperoleh data-data primer beserta informasinya.
b) Wawancara
Penulis memperoleh data melalui wawancara langsung dengan karyawan PG. Gondang Baru Klaten ataupun dengan pihak-pihak yang terkait dengan pokok permasalahan yang diteliti agar kelengkapan data lebih baik.
c) Analisis Dokumen
Penulis menganalisis dokumen-dokumen yang dipakai pada sistem yang sedang berjalan seperti mengumpulkan format-format data masukkan, data keluaran, formulir-formulir laporan, serta brosur-brosur lainnya yang dianggap perlu sebagai dasar untuk merancang yang lebih baik.
4. Desain Sistem
Yang akan dilakukan penulis dalam proses design pembuatan Sistem Informasi Stok Obat di Poliklinik PG. Gondang Baru Klaten antara lain:
a) Membuat desain alat bantu arsitektur sistem yang berupa kamus data.
b) Membuat desain arsitektur sistem, yakni :
1) Diagram konteks (Context Diagram).
2) Zero Overview Data Flow Diagram (DFD level 0).
3) Zero Flow Diagram (DFD level Rinci).
c) Membuat desain database, yakni :
1) Entity Relationship Diagram (ERD).
2) Desain file.
3) Normalisasi.
4) Relationship Table.
5) Diagram alis system.
d) Membuat desain interface yang berupa form-form input data dan rancangan output yang akan dihasilkan sistem.
Banyaknya data maupun informasi yang harus diolah oleh suatu perusahaan tidak memungkinkan jika dilakukan dengan menggunakan cara-cara manual. Pengolahan data yang jumlahnya cukup banyak memerlukan suatu alat bantu yang memiliki tingkat kecepatan perhitungan dan penyampaian data yang tinngi. Alat bantu tersebut berupa suatu perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software).
PG. Gondang Baru Klaten merupakan suatu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang penggilingan tebu memiliki komitmen kuat untuk mensejahterakan dan menjaga kesehatan karyawannya. Untuk itu PG. Gondang Baru Klaten menyediakan sebuah poliklinik. Poliklinik tersebut tidak hanya diperuntukkan untuk karyawan perusahaan saja tetapi juga untuk semua keluarga dari karyawan tersebut. Maka dari itu poliklinik PG.Gondang Baru Klaten memiliki rutinitas yang sangat tinggi, sehingga akan menghasilkan data maupun informasi yang jumlahnya sangat banyak.
Pelayanan kesehatan di poliklinik PG.Gondang Baru Klaten tidak hanya melakukan pemeriksaan saja tetapi juga meliputi pelayanan obat di bagian polikliniknya, untuk itu diperlukan suatu sistem pendukung yang memadai terutama untuk mengetahui stok dan transaksi obat keluar tersebut.Obat adalah kebutuhan utama bagi para pasien sehinnga harus selalu tersedia di PG. Gondang Baru Klaten. Akan tetapi proses pencatatan stok obat di poliklinik tersebut masih dilakukan secara manual sehingga diperlukan waktu yang lama untuk melakukan pengecekan stok obat. Oleh karena itu sebenarnya Poliklinik PG. Gondang Baru Klaten membutuhkan suatu system atok obat yang cepat dan akurat sehingga proses kerja di bagian poliklinik menjadi lebih eofektif dan efisien.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian bidang persediaan obat pada sebuah poliklinik dengan meilih judul “Sistem Informasi Stok Obat di Poliklinik PG. Gondang Baru Klaten”.
1. Rumusan Masalah.
Berdasarkan dari latar belakang masalah tersebut, maka penulis ingin mengetahui bagaimana sistem informasi stok obat di PG. Gondang Baru yang dapat menangani ketersediaan obat di poliklinik tersebut?.
2. Batasan Masalah
Untuk menghindari kesalahpahaman dan meluasnya masalah yang akan diteliti, maka penulis membatasi atau memfokuskan masalah yang berkaitan dengan sistem informasi stok obat di poliklinik PG. Gondang Baru Klaten yaitu:
a) Sistem ini hanya membahas tentang stok obat di poliklinik PG. Gondang Baru Klaten.
b) Sistem ini hanya akan mempelajari tentang proses masuk dn keluarnya suatu obat.
c) Sistem ini tidak menangani laporan keuangan dari hasil transaksi obat.
3. Keaslian Penelitian
Pengetahuan penulis tentang masalah ini belum pernah diteliti dan diaplikasikan pada lembaga pendidikan komputer manapun, terbukti belum adanya sistem informasi stok obat di PG. Gondang Baru Klaten. Hal inilah yang menarik penulis untuk membuat sistem tersebut untuk mengetahui stok obat di poliklinik PG. Gondang Baru Klaten.
4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini yaitu :
a) Bagi Penulis.
1) Sebagai syarat untuk memenuhi penyusunan tugas akhir guna mendapatkan gelar diploma tiga dari program studi Manajemen Informatika di Unwidha Kleten.
2) Menambah pengalaman dan keterampilan sehingga dapat mengembangkan bakat dan kreatifitas.
3) Dapat membuktikan sejauh mana kemampuan dan keterampilan dibangku kuliah dengan cara praktik langsung secara nyata.
4) Membangun kemandirian dan rasa percaya diri.
b) Arti Penting Kerja Praktek bagi Unwidha
1) Menciptakan kerjasama antara perguruan tinggi dengan lembaga lainnya dalam melaksanakan pembangunan.
2) Perguruan tinggi akan lebih mantap dalam pengisian ilmu atau pendidikan kepada mahasiswa dengan adanya umpan balik sebagai integrasi mahasiswa dengan masyarakat terutama instansi atau lembaga.
c) Bagi Instansi
1) Pemantauan stok obat di poliklinikPG.Gondang Baru Klaten tidak lagi dilakukan secara manual.
2) Proses pengadaan stok obat di poliklinik akan menjadi lebih efektif dan efisien dengan adanya suatu sistem.
3) Dapat menghasilkan suatu sistem yang tepat sehingga dapat di pakai di poliklinik tersebut.
B. Tujuan Penelitian
Adapun yang ingin dicapai oleh penulis yaitu:
1. Untuk mengatasi pemantauan stok obat yang masih dilakukan secara manual di poliklinik PG. Gondang baru Klaten
2. Meningkatkan efisiensi dan efektivutas kerja poliklinik.
3. Merancang sistem informasi stok obat di poliklinik PG. Gondang Baru Klaten sehingga dapat dimanfaatkan oleh perusahaan.
C. Tinjauan Pustaka
Dengan teknologi yang semakin maju, tentunya hampir seluruh kegiatan manusia menggunakan komputer. Namun saat ini untuk proses pemantauan stok obat di poliklinik PG. Gondang baru Klaten masih dilakukan dengan cara manual atau secara arsib tertulis. Hal ini mengakibatkan suatu proses kerja yang tidak efektif dan efisien, karena jika ada suatu arsib yang hilang maka akan menjadikan suatu pekerjaan yang rumit.
Dengan memperhatikan masalah-masalah yang ada maka penulis berniat membuat sistem informasi stok obat di poliklinik PG.Gondang Baru Klaten dengan maksud untuk lebih dapat membantu khususnya dalam proses pemantauan stok obat di poliklinik. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan proses pemantauan stok obat dapat berjalan dengan efektif dan efisien serta memudahkan dalam proses kerjanya.
1. Gambaran perusahaan
Gula marupakan salah satu kebutuhan pokok manusia, dengan maningkatnya kebutuhan akan gula ini maka Indonesia banyak mendirikan pabrik gula yang diharapkan dapat mencukupi kebutuhan didalam negeri. Maka produk gula ini perlu ditingkatkan untuk memperoleh biaya operasi yang makin kecil dan juga tata kelola laporan yang makin efisien, sehingga akan terwujudnya tujuan pabrik Gula Gondang Baru.
a) Sejarah dan Perkembangan Pabrik Gula Gondang Baru Klaten.
Pabrik Gula Gondang Baru didirikan tahun 1860 oleh NV. Klatensch Cultuur maatschapiji yang berkedudukan di Amsterdam Belanda, dengan nama Pabrik Gula Gondang Winangoen. Pengelolaanya diserahkan kepada NV. Mirandolle Vante and Co yang berkedudukan di semarang.
Pada tahun 1930-1935 terjadi krisis ekonomi dunia yang mengakibatkan pabrik ini terhenti. Pabrik ini diaktifkan kembali oleh 2 orang belanda yaitu Boerman dan M.F.H Bremmers pada tahun 1935-1942.
Pada tahun 1942-1945 jepang menduduki Indonesia, sehingga pabrik inipun dikuasai jepang. Pimpinan pabrik di pegang oleh orang jepang bernama Niskio dan Inogaki dibantu M.F.H Bremmers.
Setelah terjadi Revolusi Kemerdekaan Indonesia tahun 1945, pabrik gula ini dapat dikuasai oleh Bangsa Indonesia dan kemudian dikelola Badan Penyelenggara Perusahaan Gula Negara (BPPGN) selama 3 tahun, yaitu tahum 1945-1948 di bawah pimpinan Doekoet, selanjutnya pada tahun 1948 kegiatan pabrik dihentikan karena ada clash kedua. Baru pada tahun 1950 pabrik mulai giling kembali.
Bulan Desember 1957 pemerintah RI melakukan Nasionalisasi terhadap semua pabrik gula milik Belanda, termasuk PG. Gondang Winangoen dan pengawasannya diserahkan kepada Perusahaan Perkebunan Negara (PPN) Unit Semarang A di bawah pimpinan Bapak R. Soepeno dari tahun 1957-1960 dan PG. Gondang Winangoen diganti dengan nama PG. Gondang Baru PT.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah no. 164 tanggal 1 Juli 1964 G. Gondang Baru PT dimasukkan dalam wilayah PPN Jawa Tengah V di Solo dan berganti nama menjadi PG Gondang Baru. Peraturan Pemerintah no. 14 tahun 1968 membubarkan PPN Jawa Tengah V dan selanjutnya dibentuk Perusahaan Nasional Perkebunan (PNP) XVI yang berkedudukan di Solo, dan PG Gondang Baru masuk dalam lingkupan PNP XVI.
Tanggal 1 April 1981 dikeluarkan Peraturan Pemerintah no. 11 tahun 1981 yang isinya membubarkan PNP XVI dan digabungkan dalam PT. Perkebunan (PTP) XV (PERSERO) menjadi PTP XV-XVI (PERSERO).
Tahun 1995 PTP XV-XVI bergabung dengan PTP XXI-XXII Surabaya. Akhirnya pada bulan Juni 1996 PTP XV-XVI bergabung dengan PTP XVIII menjadi satu PTP yaitu PTP Nusantara IX (PERSERO).
b) Struktur Organisasi
PG. Gondang Baru dipimpin oleh Administratur yang bertanggung jawab kepada Direksi PT. Perkebunan Nusantara IX (PERSERO). Adapun tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut:
1) Melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang telah ditentukan Direksi.
2) Melaksanakan kebijaksanaan perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas dan tanggung jawab selaku pimpinan pabrik.
3) Melaksanakan hubungan kerja vertical dengan pimpinan maupun bawahannya.
4) Membuat laporan kerja.
5) Memimpin, mengkoordinir, mengarahkan cara kerja bawahannya dalam melaksanakan kebijakan yang telah ditentukan.
6) Bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dalam mencapai tujuan.
Dalam melaksanakan tugasnya Administratur dibantu oleh empat Kepala Bagian yaitu:
a. Kepala Administrasi Keuangan dan Umum (AKU)
Bertanggung jawab mengelola keuangan perusahaan, dengan tugas utamanya yaitu:
1) Melaksanakan fungsi manajemen bagian Aku (manajemen keuangan dan personalia.
2) Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan dibidang administrasi keuangan dan umum.
3) Melaksanakan koordinasi dengan lain bagian untuk menjamin kelancaran tugas lintas bagian.
4) Bertanggung jawab atas semua hasil kinerjanya kepada atasan langsung (ADM).
Kepala AKU membawahi empat seksi yaitu:
1) Staf Keuangan dan Tata UsahaHasil.
2) Staf Pembukuan dan Tata Usaha Gudang Finansial (TUGF).
3) Staf Sumber daya Manusia an Umum, Agrowisata dan BP.
4) Staf Gudang dan Material.
b. Kepala Tanaman
Bertanggung jawab atas tersedianya bahan baku dalam proses produksi, dan mempunyai tugas sebagai berikut:
1) Menentukan program kerja untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
2) Bertanggung jawab atas kualitas tanaman tebu, meliputi; penyediaan bibit, pengolahan tanah, pemeliharaan tanaman dan penebangan tebu.
3) Merencanakan jumlah hasil panen tebu dalam setiap musim tanam, tingkat redimen tebu, merencanakan waktu dan lamanya hari giling.
c. Kepala Instalasi
Bertanggung jawab atas persiapan dan kelancaran jalannya mesin atau alat proses, baik perusahaan dalam masa giling maupun dalam keadaan perawatn mesain. Kepala Instalasi mempunyai tugas utama yaitu:
1) Mengkoordinir cara kerja pegawainya.
2) Meningkatkan keahlian para pegawainya.
3) Membantu jalannya produksi secara keseluruhan terutama yang berhubungan dengan mesin pabrik.
d. Kepala Pengolahan
Bertanggung jawab atas proses pembuatan gula, juga memantau kualitas gula yang dihasilkan. Dalam pelaksanaan tugas dibantu oleh Ahli Kimia (Chemicer) yang bertanggung jawab atas laboratorium dan kelancaran giling. Adpun tugas utamanya adalah:
1) Melaksanakan kegiatan teknik perasional dalam bidang pengolahan baik teknis, administrasi, mauun financial guna menjamin kelanancaran proses produksi sehingga memperoleh hasil yang memenuhi persyaratan, baik kualitas maupun kuantitas.
2) Memberikan saran umpan balik dan pendapat mengenai persoalan bidang pengolahan sebagai bahan pertimbangan usaha pabrik.
3) Mengkoordinir serta mengawasi segala kegiatan teknologi selama masa giling dan diluar masa giling.
D. Landasan Teori
Berdasarkan tinjauan pustaka yang ada dalam proposal ini, sehingga dapat diperoleh beberapa pemahaman sebagai landasan teori diantaranya :
1. Konsep Sistem Informasi
Terdiri dari tiga konsep yaitu :
a) Sistem
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Erwan Arbie, 2000, 5).
Sistem adalah hubungan atau interaksi yang berlangsung diantara satu kesatuan ataupun komponen secara teratur sehingga tujuan maupun sasaran sistem dapat dicapai. (Jogiyanto, HM, 2002, 5)
b) Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. (Erwan Arbie, 2000, 6).
Informasi adalah sejumlah data yang telah diproses dengan baik dan berguna bagi pemakainya. Disebut informasi apabila data tersebut yang telah diproses sesuai dengan kebutuhan pemakainya. (Jogiyanto. HM, 2002, 11).
c) Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan. (Erwan Arbie, 2000, 35).
Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. (Tafri D. Muhyuzir, 2001, 8).
2. Konsep Sistem Stok Obat
Ada tiga konsep yang dimaksud dengan sistem ini, antara lain :
a) Stok
Stok merupakan segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang disimpan guna untuk antisipasi memenuhi kebutuhan atas permintaan.
b) Obat
Menurut PerMenKes 917/Menkes/Per/x/1993, obat (jadi) adalah sediaan atau paduan-paduan yang siap digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki secara fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosa, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi.
Obat merupakan sediaan atau paduan bahan-bahan yang siap untuk digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan, kesehatan dan kontrasepsi (Kebijakan Obat Nasional, Departemen Kesehatan RI, 2005).
c) Sistem Stok Obat
Sistem stok obat adalah suatu struktur interaksi antara manusia, peralatan, metode-metode, dan pengendalian yang disusun untuk mencapai tujuan-tujuan seperti berikut ini :
1) Mendukung pekerjaan rutin dalam berbagai pengendalian stok obat.
2) Mendukung persiapan stok obat.
Sistem stok obat berguna untuk mencatat data yang berhubungan dengan stok obat, yaitu transaksi pembelian, dan pengeluaran obat, dan untuk mengetahui jumlah stok obat yang masih tersdia.
E. Metode Penelitian
Untuk mempermudah penulis dalam mendapatkan data yang dibutuhkan maka penulis menggunakan metode sebagai berikut :
1. Bahan atau Materi Penelitian
Dalam penyampaian proposal ini penulis menggunakan beberapa bahan atau materi yang akan dibahas dalam penyelesaian proposal ini. Untuk menyelesaian proposal ini penulis juga menggunakan data-data, diantaranya data yang bersangkutan dengan masalah yang akan dibahas. Data tersesebut diperoleh langsung dari sumber utama yang berkaitan langsung dengan penulis yaitu Poliklinik PG. Gondang Baru sebagai bahan penelitian.
2. Alat-alat Penelitian
Sistem Informasi ini dibuat dengan menggunakan 1 unit komputer yang terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak yaitu terdiri dari :
a) Perangkat Keras
Adapun perangkat keras yang digunakan penulis dalam penelitian dan penyususnannya diantaranya:
1) Prosesor : Intel Pentium 4 CPU, 2.00 GHz
Merupakan Prosesor Pentium 4 yang memiliki kecepatan 2.00 GHz.
Prosesor ini berfungsi untuk memproses semua perhitungan maupun program yang harus dijalankan oleh computer.
2) RAM 512 MB Visipro
Merupakan perangkat keras (memori) yang berfungsi menyimpan data sementara pada saat computer dinyalakan dengan kapasitas 512 MB.
3) Hardisk 80 GB
Fungsinya hampir sama dengan memori namun hardisk menyimpan data secara permanen dengan kapasitas penyimpanan 80 GB.
4) Monitor Samsung 15”
Berfungsi untuk menampilkan pencahayaan yang berupa gambar, tulisan, grafis, dan lain sebagainya yang ada dalam komputer.
5) CDRW Samsung 52x
Merupakan alat yang digunakan untuk membaca data dalam disk magnetic, namun bukan hanya membaca ini juga dapat digunakan untuk menulis kedalam disk magnetic tersebut.
6) Mouse Optik Comic.
Digunakan untuk mengatur posisi kursor pada layer dengan menggunakan sinar infrared
7) Keyboard Comic.
Digunakan untuk mengetik tulisan.
8) Printer Canon ip 1880.
Merupakan perangkat tambahan yang berfungsi mencetak data berupa tulisan maupun gambar.
b. Perangkat Lunak
untuk melakukan penelitian ini maka penulis memakai beberapa Software
1) Microsoft Visual Basic : sebagai bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat suatu program komputer.
2) Microsoft office acces 2003 : sebagai database dalam sistem informasi yang dibuat.
3) Microsoft office word 2007 : sebagai sarana untuk penyusunan penelitian.
3. Jalan Penelitian
Untuk memperoleh data yang diperlukan, penulis menggunakan beberapa metode yang dapat mempercepat dan mempermudah penelitian ini yaitu :
a) Observasi
Penulis melakukan survei dan pengamatan langsung melalui penelitian pada PG. Gondang Baru Klaten khususnya di bagian poliklinik untuk memperoleh data-data primer beserta informasinya.
b) Wawancara
Penulis memperoleh data melalui wawancara langsung dengan karyawan PG. Gondang Baru Klaten ataupun dengan pihak-pihak yang terkait dengan pokok permasalahan yang diteliti agar kelengkapan data lebih baik.
c) Analisis Dokumen
Penulis menganalisis dokumen-dokumen yang dipakai pada sistem yang sedang berjalan seperti mengumpulkan format-format data masukkan, data keluaran, formulir-formulir laporan, serta brosur-brosur lainnya yang dianggap perlu sebagai dasar untuk merancang yang lebih baik.
4. Desain Sistem
Yang akan dilakukan penulis dalam proses design pembuatan Sistem Informasi Stok Obat di Poliklinik PG. Gondang Baru Klaten antara lain:
a) Membuat desain alat bantu arsitektur sistem yang berupa kamus data.
b) Membuat desain arsitektur sistem, yakni :
1) Diagram konteks (Context Diagram).
2) Zero Overview Data Flow Diagram (DFD level 0).
3) Zero Flow Diagram (DFD level Rinci).
c) Membuat desain database, yakni :
1) Entity Relationship Diagram (ERD).
2) Desain file.
3) Normalisasi.
4) Relationship Table.
5) Diagram alis system.
d) Membuat desain interface yang berupa form-form input data dan rancangan output yang akan dihasilkan sistem.
DAFTAR PUSTAKA
Fathansyah, Ir, 2002, Basis Data , Informatika, Bandung.
Hadi, Rahadian, Pemrograman Microsoft Visual Basic, PT। Elex Media Komputindo, Jakarta, 2001.
Kadir, A., 2003, Pengenalan Sistem Informasi , Edisi 1, Penerbit Andi, Yogyakarta
Notoatmodjo, S., 1997, Ilmu Kesehatan Masyarakat , Rineka Cipta, Jakarta.
Nugroho, Bunafit dan Indah Indriyana., 2007, Membuat Aplikasi Database SQL Server dengan Visual Basic 6.0 , Gava Media, Yogyakarta
Oetomo, B.S.D., 2002, Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi , Andi Yogyakarta, Edisi Ke-3, Yogyakarta.
Petroutsos, Evangelos, Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta:2002
Rijanto Tosin, 2003, Cara Mudah belajar Access 2003 , indra Eka Putra, Jakarta.
Swasta, Basu. , 1998 , Manajemen Penjualan , DDFE, Jogyakarta.
Wikipedia, Ensiklopedia Bebas Berbahasa, http://www.id.wikipedia.org , diakses
pada tanggal 20 April 2010.
